Todas as empresas, das menores às multinacionais, independentemente da sua atividade, precisam fazer compras. Em muitos casos, administrar bem essa área pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de um negócio. Comprar bem a matéria-prima é uma necessidade para quem quer se destacar. Mesmo com essa importância, muitas empresas exercem muito mal suas compras, geralmente porque acreditam que o preço é o único fator relevante para a tomada de decisão.
Além do preço, mais dois fatores são fundamentais para uma boa compra, seja ela de matéria-prima, uso de software, material de limpeza ou produtos para revender. O primeiro deles é a definição da quantidade a ser comprada. Conhecer a quantidade certa do que se precisa não é fácil, pois é necessário estimar o que ocorrerá no futuro. Mas é um exercício que vale a pena ser feito, pois, quanto melhor a estimativa, maior a economia para a empresa. Se a compra for menor, o produto faltará, e muitas oportunidades serão perdidas. Se for maior, haverá o risco de o produto encalhar no estoque ou ficar desatualizado, alem de reter o precioso capital da empresa e comprometer seu fluxo de caixa.
Para uma boa estimativa, é importante que a empresa seja organizada e tenha informações sobre o passado para poder prever os meses à frente. Assim, caro empresário, tenha sempre as quantidades que você utilizou, organizadas por mês ou semana, porque elas serão a base da sua estimativa. Em seguida, é importante analisar as tendências, verificando se o uso de um determinado produto vem subindo ou diminuindo, se ele está na moda ou é sazonal. A sua experiência em geral dará uma boa estimativa se você separar um tempo para pensar e definir esses fatores.
Não é necessário utilizar os mesmos critérios para todas as compras. Para produtos mais perecíveis ou que contenham maior risco de flutuação de preços, seja mais conservador nas estimativas e compre sempre um pouco menos. Para produtos mais duradouros, cujos preços oscilam pouco e cuja falta será mais grave ao seu negócio, seja mais agressivo e estoque um pouco mais. Cuidado para não cair na tentação de comprar uma quantidade maior para conseguir maiores descontos. Muitas vezes o risco de estoque e os juros que você deixa de receber pelo seu dinheiro que estaria no banco não compensam a redução no preço.
O outro fator que deve ser levado em consideração, além do preço, é a qualidade do que se compra. Muitas vezes os empresários se esquecem de que o custo de não ter qualidade é muito maior do que o desconto na compra de um produto pior. Má qualidade resulta em clientes insatisfeitos, troca de produtos e tempo dos seus funcionários escutando a reclamação, entre uma série de outros problemas que geram inúmeros custos ao seu negócio. Compre produtos e serviços de qualidade ou simplesmente não os compre, pois não irá valer a pena, mesmo que sejam bem mais baratos.
Para garantir a qualidade do que se compra, também existem alguns pontos importantes. O primeiro deles é testar o produto, antes de colocar o pedido e também ao recebê-lo do fornecedor. Deixe uma parcela do pagamento para vencer somente depois dos testes de qualidade. Teste bem o que você comprou, seja utilizando, mandando para um laboratório ou consumindo uma parte. Outra possibilidade para verificar a qualidade do fornecedor é checar suas referências. Ligando para outros clientes que já fizerem negócios com ele, você consegue descobrir se estará lidando com uma empresa séria e quais os principais cuidados a tomar.
O preço que se paga pelos produtos também é muito importante e deve-se lutar para que ele seja o mais baixo possível, desde que isso não interfira na qualidade nem em quantidades que atrapalhem seu fluxo de caixa. Para conseguir preços baixos, a estratégia imbatível é não ter o pudor de avisar seus fornecedores que existem concorrentes com preços mais baixos que eles. Sempre dê a chance para cada fornecedor abaixar um pouco mais seu preço e aumentar o prazo. Esse leilão, quando feito de maneira organizada e preservando a qualidade, tende a trazer grandes economias para sua empresa. Caso não seja o empreendedor quem conduza esse processo, o ideal é que o funcionário responsável seja muito inteligente, confiável e organizado.
Cuidando para comprar na quantidade correta o que se precisa, garantindo a qualidade dos produtos e serviços contratados e brigando por preços competitivos, uma empresa pode assegurar que tem uma excelente área de compras. Dado que hoje cada vez se tem menos margem para errar, o resultado nas compras já é um grande indicativo do sucesso que uma empresa vai ter no futuro. Assim, caro empreendedor, invista nessa área e garanta que esteja cuidando bem dos três fatores para que sua empresa seja campeã nas compras e possa por sua vez oferecer bons produtos e serviços aos seus clientes.
* Renato Feder é graduado em Administração de Empresas pela FGV, mestre em Economia pela USP, professor da Universidade Mackenzie e empresário há oito anos.
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